06 agosto 2019

POP: estratégia para otimizar a comunicação e o treinamento de equipes

POP: estratégia para otimizar a comunicação e o treinamento de equipes

Uma pesquisa feita por uma empresa de telecomunicações com 1400 executivos e colaboradores mostrou que “ruídos” no diálogo são o que mais atrapalha o andamento da instituição. Por isso, a implementação do POPProcedimento Operacional Padrão é uma importante estratégia para otimizar a comunicação e, até mesmo, o treinamento de equipes.

O surgimento do POP: Procedimento Operacional Padrão

Em 1856, anos antes da criação do telefone, um acidente entre trens nos Estados Unidos chamou a atenção pelo motivo que causou a colisão: um condutor não conseguiu informar às demais locomotivas que havia saído atrasado de sua estação, fazendo com que o outro envolvido não utilizasse uma passagem secundária.

As empresas ferroviárias começaram então a produzir manuais destacando todos os procedimentos relevantes, que eram constantemente revisados, dando início aos testes de POP. Caso houvesse um atraso, a atitude que o operador deveria tomar estava explicitamente prevista no manual. Em consequência, notou-se uma redução considerável na taxa de acidentes.

Reconhecendo a estratégia

É possível evidenciar os POPs no dia a dia pensando em uma rede de fast-food. Uma franquia de hambúrgueres em São Paulo, por exemplo, pode oferecer o mesmo serviço que suas unidades em Nova Iorque, ou um produto muito semelhante em suas lojas na Europa. Isso acontece devido à padronização proporcionada pelos POPs.

Da mesma forma, manufaturas alimentícias, automobilísticas ou de outras especialidades que trabalham com uma grande quantidade de colaboradores precisam de procedimentos detalhados para que cada membro saiba como agir e se relacionar com os demais setores da empresa. Isso contribui para a estratégia de otimizar a comunicação interna.

Vantagens na comunicação empresarial

  • Informações seguras

Registrar os dados ou conhecimentos importantes para o andamento da empresa é um dos benefícios dos POPs. Afinal, caso haja desligamento de algum membro da equipe, as informações relevantes ficam salvas e catalogadas, acessíveis a outros colaboradores.

  • Simplificação do treinamento            

Com um manual que explicite o papel de cada um dentro da organização, o tempo do treinamento é reduzido de maneira relevante. Isso acontece porque os POPs definem a estrutura do trabalho dos colaboradores, tornando a supervisão gerencial menos necessária. Ou seja, o profissional pode ter independência na sua rotina desde o ingresso na empresa, já que suas funções estão predefinidas no regulamento interno.

  • Facilidade em delegar tarefas

Uma vez que todas as tarefas e as formas de efetivá-las já estão registradas, o gestor se vê em uma situação mais confortável quanto à divisão delas. Isto é, com os POPs, o líder pode delegar cada função de forma rápida.

  • Melhor serviço para o cliente

A boa organização no ambiente interno da empresa faz com que o cliente sinta uma diferença positiva no serviço de que usufrui. Afinal, há uma base sólida de relacionamento com o consumidor e uma operação confiável em promoções, devoluções, etc. 

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Fonte: Medium

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