03 janeiro 2020

Gestão de demanda: maneira eficaz de priorizar projetos

Gestão de demanda: maneira eficaz de priorizar projetos

Priorizar as tarefas mais relevantes de uma organização é um desafio diário. Diante das obrigações é fácil se esquecer da estratégia organizacional estipulada inicialmente. Para gerir melhor o tempo, vejamos algumas dicas de como aplicar o processo de gestão de demanda nos projetos.

O que é gestão de demanda?

Gestão de demanda é o processo de identificar, priorizar, executar e monitorar as iniciativas de projetos da empresa. Trata-se da organização dos projetos dispostos de maneira que não comprometam as demandas em andamento. Esse controle permite que as tarefas sejam entregues no prazo, com a execução bem distribuída entre a equipe.

É necessário buscar um equilíbrio entre as novas solicitações e as tarefas que estão sendo realizadas, para manter a qualidade dos projetos, mesmo que isso signifique rever o prazo de algumas atividades. A gestão de demanda tem como consequência analisar o volume de trabalho, a quantidade da equipe, a produtividade, e, assim, otimizar processos para a empresa. Vejamos alguns dos benefícios de sua implantação:

Melhor controle de custos

Quando existe um controle sobre as demandas, é fácil verificar o valor destinado aos projetos e perceber divergências. É possível adaptar o orçamento de modo que esteja adequado à verba disponível.

Entregar projetos dentro do prazo

Como a gestão de demandas tem por objetivo principal organizar o ciclo de tarefas de acordo com a disponibilidade da equipe, o resultado será finalizá-las dentro do prazo estipulado, que se tornará mais ágil. Também é possível verificar a disponibilidade dos colaboradores, e identificar se há necessidade de fazer mais contratações.

Retorno financeiro

Equilibrar as etapas dos projetos em andamento e identificar possíveis melhorias ao longo do processo trará resultados positivos em relação à produção da equipe. Consequentemente, a empresa obterá lucro financeiro, aumentando o retorno sobre investimento (ROI), uma vez que essas mudanças reduzirão custos de execução.

Foco no essencial

Um dos maiores benefícios em adotar a gestão de demanda como procedimento na empresa é que, por ter o controle total do andamento, e acompanhar o status de cada atividade, a organização pode adequar as ações conforme o necessário, definindo as prioridades.

Como fazer a gestão de demanda?

Para implantar a gestão de demanda é necessário seguir as etapas a seguir. A sequência dependerá do que for melhor para cada organização.

Identificar a capacidade da equipe

Para fazer a separação das demandas é importante identificar quantas pessoas compõem a equipe, qual disponibilidade têm, quantos projetos podem ser feitos com os recursos disponíveis, qual o tempo necessário, e outras informações que sejam relevantes para a execução do trabalho. Com esses dados apurados, é possível fazer realocações entre os colaboradores, se necessário.

Reveja as iniciativas atuais

Identifique quais as atividades em execução, as que ainda não foram iniciadas, e as que precisaram ser interrompidas. O responsável pelo setor pode apurar essas informações. Uma alternativa para padronizar esses dados é criar um formulário, para que o líder possa refletir sobre a viabilidade dos processos em andamento.

Categorize as demandas

É importante agrupar os projetos relacionados para ter controle das demandas fornecidas pela empresa. Com isso determinado, pode ser criado um portifólio para a prospecção de novos projetos.

Priorize os projetos

Dentro das categorias estabelecidas, é essencial elaborar critérios para priorizar as demandas,pois essa ação facilita o momento de listar as prioridades conforme os parâmetros estabelecidos. Com um modelo de projeto que tenha as atividades organizadas, analise qual a viabilidade de utilização dos recursos financeiros alinhados às tarefas da equipe.

Monitore as iniciativas

Após definir qual será a ordem de prioridade dos projetos, será necessário acompanhar sua execução, pois, nesse período, é possível que seja necessário rever a lista de prioridades, e reorganizar as atividades em andamento.

Com uma gestão de demanda alinhadas com as necessidades da empresa, a produtividade aumentará, e os recursos serão aproveitados da melhor forma.

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Fonte: Euax

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