14 agosto 2019

Como lidar com interrupções no trabalho

Como lidar com interrupções no trabalho

Estudos de ciência cognitiva afirmam que o ser humano leva em média 15 minutos para retomar a concentração após ser interrompido de alguma forma, incluindo telefonemas, e-mails, redes sociais, reuniões e conversas paralelas.

Estima-se que, se frequentes, as interrupções ao longo do dia diminuam em até 40% a capacidade produtiva. Porém, há diferentes tipos de interrupção, sendo interessante conhecê-los para saber lidar com as pausas.

As interrupções externas correspondem a aproximadamente 66% do total, e podem ser divididas em três subcategorias:

Interrupções por pessoas: lidar com pessoas sempre requer energia e tempo. Por exemplo: ao longo do dia, quantas vezes seu telefone toca para solucionar questões referentes a colaboradores ou fornecedores? Embora não representem o tipo mais comum de interrupção, assuntos que envolvem terceiros exigem mais dedicação. Quando seu trabalho depende desses contatos, é fundamental manter uma agenda organizada com horários para cada atividade.

Interrupções por notificações: e-mail, celular ou qualquer forma de comunicação instantânea são os principais causadores da perda de foco durante um projeto. Na cultura imediatista atual, além de competirem pela atenção, as notificações trazem muitas vezes a falsa sensação de urgência das tarefas, comprometendo a organização das prioridades.

Interrupções no ambiente: em geral são auditivas e visuais, por exemplo quando os colegas ao seu redor estão conversando, ou quando alguém passa na sua frente. Naturalmente, seus sentidos se voltarão para enxergar o que está acontecendo ou ouvir as conversas paralelas.

Interrupções internas são as que acontecem na mente e pausam a linha de raciocínio. Estas representam cerca de 44% do total e são divididas em duas subcategorias:

Pausa com relação a atividades que estão sendo desenvolvidas

É quando há necessidade de cessar a linha de raciocínio durante uma atividade. Imagine que você está criando um relatório semestral e precisa incluir dados referentes ao período anterior, contudo, não sabe quais são exatamente. Neste sentido, sua linha de raciocínio é interrompida para que você faça a busca pelos documentos necessários.

Pausa sem relação a atividades que estão sendo desenvolvidas

Essa é mais frequente e consequentemente mais prejudicial ao processo de criação. Refere-se aos momentos em que a distração é causada por outros pensamentos, de modo amplo.

Como evitar interrupções

Como evitar interrupções no trabalho - SEPAC

Primeiramente é preciso avaliar o ambiente de trabalho e levar em consideração os horários, dias e ocasiões com menos distrações. Em geral elas costumam ocorrer menos após o almoço em comparação ao horário das 15h, por exemplo. Entendendo esse fluxo de acordo com seu ambiente de trabalho é possível organizar sua rotina, lidando com tarefas que demandam mais tempo e energia nos momentos mais produtivos.

Dê prioridade ao que está sendo feito

Durante o dia, a atenção é tomada por diversas razões, como quando um colaborador bate à porta em meio a um relatório. Entretanto, se possível, anote o que deve ser feito e continue o que já está em execução.

Músicas durante o trabalho

Uma das principais causas da desatenção são as conversas paralelas. Neste sentido, é válido fazer o teste de ouvir músicas durante o trabalho para diminuir as interrupções e manter o foco.

Tempo de “não perturbe”

Em alguns momentos, será preciso informar aos colegas de trabalho e fornecedores que você estará indisponível. Para isso, organize sua rotina e resolva pendências para evitar ser interrompido durante um importante projeto.

Leia também: POP: estratégia para otimizar a comunicação e o treinamento de equipes

Fontes: Medium | Exame

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