24 outubro 2019

Aumente a produtividade da sua equipe com a Matriz de Eisenhower

Aumente a produtividade da sua equipe com a Matriz de Eisenhower

Aumentar a produtividade da equipe é uma busca constante de diversas empresas. Isso pode ser estimulado através de melhorias no ambiente de trabalho, para que o colaborador se sinta mais à vontade; ou por meio de ferramentas que proporcionam mais controle sobre as demandas, como é o caso da Matriz de Eisenhower.

Geronimo Theml, professor, palestrante e autor do best seller “Produtividade Para Quem Quer Tempo”, afirma que existem níveis de eficiência profissional, que podem ser classificados de A a E. O nível E se refere ao colaborador que trabalha muito, porém sem grandes resultados, enquanto o A é atribuído ao profissional que possui um ótimo desempenho otimizando esforços. Usando a Matriz de Eisenhower na gestão de projetos, você faz com que sua equipe trabalhe com mais objetividade, gerenciando melhor o tempo e tendo uma visão mais clara das atividades.

Conhecida também como Matriz de Gerenciamento de Tempo, a Matriz de Eisenhower é atribuída ao 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Nela, as tarefas são distribuídas entre quatro quadrantes:

  • Importante e urgente
  • Importante e não urgente
  • Não importante e urgente
  • Não importante e não urgente

Considere como “importantes” as tarefas que impactam diretamente as metas a serem cumpridas e os propósitos que se deseja atingir, e “urgentes” as que têm um prazo definido e exigem sua atenção imediata antes que gerem consequências.

Para montar seu quadro de prioridades, separe-o nos quatro quadrantes:

Importante e urgente

Este é o quadrante onde ficam as tarefas cruciais do seu trabalho, ou seja, as que devem receber prioridade máxima e ser concluídas o quanto antes, respeitando os prazos.

Importante e não urgente

Neste quadro são incluídas as tarefas relacionadas às suas metas, porém, sem uma data delimitada para a conclusão. Aqui, o correto é criar um planejamento de quanto tempo requerem as demandas e quando poderiam ser entregues.

Não importante e urgente

Na rotina de trabalho, pode ser comum priorizar tarefas não necessariamente importantes, como atender toda vez que o telefone toca. Porém, as ligações nem sempre são significativas para a conclusão de alguma tarefa. Por isso, esse quadro serve para repensar as atividades e verificar a possibilidade de delegá-las a outra pessoa.

Não importante e não urgente

Por fim, no último quadrante devem constar as atividades que podem ser deixadas para depois ou, dependendo da situação, até mesmo retiradas da sua rotina de trabalho.

Benefícios da Matriz de Eisenhower

Matriz de Eisenhower - sepac

Organize a rotina: existem profissionais que optam por iniciar suas atividades por tarefas mais simples, ou sem ordem definida. Adotando o sistema da matriz, você trabalha com critérios e objetivos claros.

Trabalhe mais tranquilo: ter muitos documentos ou e-mails acumulados traz sensação de falta de organização e pode gerar desconforto. Porém, tomar decisões objetivas com base na prioridade das suas pendências — fazer agora, planejar, delegar ou excluir – auxilia a ver o panorama geral.

Constantemente, surgem novas ferramentas que ajudam na produção e na gestão de tarefas, como Wunderlist, Trello e Google Calendar. Muitas delas possuem versões gratuitas e premium, e podem ser aplicadas às estratégias da Matriz de Eisenhower. Para isso você precisa criar uma lista geral das demandas, mais outras quatro correspondentes a cada quadrante e uma última para as tarefas concluídas.

Leia também: Como tornar o seu trabalho mais ágil otimizando ciclos de tarefas

Fonte: Rockcontent / Exame

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