05 dezembro 2018

6 dicas de CEOs para organizar o tempo

6 dicas de CEOs para organizar o tempo

Eficiência, produtividade e otimização são conceitos profissionais profundamente ligados à gestão do tempo. Se tomarmos como exemplo os CEOs, pessoas que têm pouco tempo livre no cotidiano, veremos que organizar a agenda com horários bem definidos para atividades profissionais e de lazer é fundamental, para a própria eficiência e também o desempenho das empresas.

Um estudo realizado por Michael E. Porter e Nitin Nohria, na Harvard Business School, analisa de forma abrangente e detalhada a divisão de tempo de CEOs de grandes empresas. Iniciada em 2006, a pesquisa foi feita com 27 profissionais — 2 mulheres e 25 homens — e dedicou um trimestre inteiro para cada um. Suas empresas, principalmente as de capital aberto, tiveram receita anual de US$ 13,1 bilhões em média durante o período do estudo.

Veja algumas dicas levantadas por estes profissionais para uma organização de tempo eficaz e que se preocupa com a saúde física e mental.

1 – Agenda

Não há uma fórmula correta ou universal para a organização eficaz de uma agenda. Cada profissional, de acordo com as funções que exerce, divide o tempo como for mais conveniente e produtivo.

Para isso, faça uma relação de todas as funções e, dentro de cada uma, defina as atividades que precisam ser realizadas. Estabeleça um período para planejar, diário ou semanal. Com base no seu histórico, calcule a média de horas trabalhada nesse período e separe uma boa fração para descanso e lazer.

Depois, elenque as prioridades: comece programando o que é imprescindível, depois o que é urgente e, em seguida, as demais atividades. Encaixe dentro do tempo definido para trabalho e respeite o período de lazer e descanso, fundamentais para a saúde.

2 – Esporte e resistência

Funções de gestão e tomada de decisão exigem horas de trabalho e muito exercício intelectual. Por mais que, em geral, estas atividades sejam realizadas com o profissional sentado, em frente ao computador, é preciso que ele mantenha uma rotina de exercícios que evitarão dores ou desconforto físico.

Gestores indicam os esportes de resistência, que auxiliam tanto na melhora do condicionamento físico quanto mental. Natação, corrida, triathlon e escalada, por exemplo, desenvolvem a concentração e o foco, além de serem excelentes para o corpo.

Esporte e resistência

3 – Tempo para lazer e família

Um líder ou profissional de sucesso sempre separa tempo para si mesmo, seja para lazer, hobbies ou momentos em família. A sobrecarga de trabalho e a pressão do cotidiano empresarial precisam ser aliviadas com atividades que desconectem do dia a dia e preencham internamente.

Reserve tempo para uma viagem com a família ou para praticar alguma atividade, e respeite este período, evitando os e-mails e lidando apenas com decisões vitais. Estes momentos destinados a si mesmo são fundamentais para a produtividade no trabalho.

4 – Disciplina

Com uma agenda bem organizada, é preciso ter disciplina para segui-la. Obedecer ao que foi programado, para trabalho e lazer, é importante para o bom andamento do cotidiano em geral e de qualquer projeto ou atividade.

É comum querer ultrapassar o tempo reservado para terminar um projeto, achar que se pode diminuir o tempo de descanso ou estar sempre disponível para responder aos e-mails. É preciso lembrar, porém, que o planejamento é pensado de maneira ampla, visando otimizar o trabalho, aumentar a produtividade e cuidar da saúde mental e física.

5 – E-mails

Profissionais em cargos de liderança e gestão, em geral, têm a caixa de e-mails muito movimentada. É comum, também, que vários destes e-mails sejam apenas “Para conhecimento”. Ou seja, dispensam intervenção do líder.

Para todos os profissionais, aconselha-se definir momentos do dia específicos para responder às mensagens. Permita-se perder algum assunto, o que for importante chegará por outros canais.

6 – Reuniões

Antes de convocar reuniões, lembre-se que certos assuntos podem ser tratados por e-mail. Por outro lado, alguns temas resumidos em uma mensagem poderiam ser discutidos de maneira mais eficiente em uma reunião curta.

O primeiro passo é filtrar o que requer uma reunião; depois, em quais encontros é necessária a sua presença. Por fim, é preciso definir uma forma de diminuir o tempo de todas as reuniões – em geral prolongadas pela falta de objetividade.

Reuniões

Veja alguns números da pesquisa sobre o tempo de CEOs:

Pesquisa sobre o tempo de CEOs

 

Fonte: Harvard Business Review

 

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