14 outubro 2020

Como utilizar a matriz de responsabilidade nos projetos

Como utilizar a matriz de responsabilidade nos projetos

Cada vez mais se faz importante incorporar à rotina empresarial métodos que irão aprimorar a condução dos processos internos. A matriz de responsabilidade – ou matriz RACI (“Responsável, Aprovador, Consultor e Informado”) – é uma ferramenta que se encaixa nesse sentido, pois foi criada para driblar dificuldades no dia a dia corporativo, como na atribuição de tarefas da empresa e na comunicação entre a equipe. Confira mais abaixo.

Conceito

matriz de responsabilidade - SEPAC

Desenvolvida para sanar problemas comuns no gerenciamento de processos internos empresariais, a matriz de responsabilidade costuma ser muito utilizada na delegação de funções em projetos, na criação de estratégias, no lançamento de um produto, nas atividades cotidianas ou em quaisquer processos organizacionais. Um dos intuitos desse método é fazer com que todas as pessoas envolvidas tenham uma visão mais ampla dos papéis exercidos e das suas responsabilidades. Dessa forma, evitam-se atrasos e “ruídos” comunicativos, e aumentam as possibilidades de obter um resultado de melhor qualidade.

Como funciona

Por meio da matriz RACI, é possível otimizar os processos e mapeá-los para entender tudo o que deve ser feito, por quem, quem deve mediar, entre outras informações. Confira o significado de cada parte que integra o sistema:

  1. Responsável – Refere-se ao membro da equipe responsável por executar e entregar a tarefa.
  2. Aprovador – Trata-se do profissional que dita quando o processo deve ser iniciado e a maneira correta de realizá-lo, dentro dos padrões da empresa. Ele atua como um gerente de projetos, tendo a palavra final sobre a entrega e a aceitação das atividades.
  3. Consultor – Todos os profissionais consultados durante a realização do projeto ou da tarefa integram esse grupo. A função deles é auxiliar a equipe executora da melhor forma possível, com sugestões, apoio, direcionamentos.
  4. Informado – Diz respeito ao membro da equipe que deve ser notificado sempre que uma atividade for iniciada e concluída ou quando houver imprevistos ou dificuldades que possam comprometer os processos.

Montagem da matriz

Há diversas maneiras de esquematizar esse método. Entretanto, para que haja uma visualização mais simples e prática, são recomendadas ferramentas como as planilhas do Excel, por exemplo. A ideia é definir as atividades a serem executadas, nomeá-las e designar as funções que cada colaborador deverá exercer. Uma vez estruturada, a matriz deve ser repassada a toda a equipe, para garantir que todos estejam a par do processo e das suas responsabilidades individuais.

gerenciamento equipe - SEPAC

Vantagens

Diversos são os benefícios de incorporar a matriz de responsabilidade na organização. Ela gera uma divisão de tarefas equilibrada, sem que algum profissional fique sobrecarregado, e proporciona uma visualização clara das tarefas. As informações ficam mais bem organizadas, de modo que os responsáveis sejam sempre notificados sobre o andamento dos processos, o que favorece ainda a resolução rápida de problemas. Além disso, a matriz RACI otimiza a comunicação entre a equipe e contribui para o senso de responsabilidade dos colaboradores.

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Fonte: TOTVS e Voitto

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